ยิ่งบรีฟ ยิ่งเบลอ ทำยังไงเมื่อเจอคำสั่งงานไม่ชัดเจน

Illustration: Nuttal-Thanatpohn Dejkunchorn

ในแวดวงการทำงาน ทุกคนย่อมต้องเคยผ่านประสบการณ์ ‘รับบรีฟ’ มาไม่มากก็น้อย ยิ่งถ้าใครอยู่ในสายงานผลิตสื่อ ออร์แกไนเซอร์ หรือเอเจนซี่ ก็อาจเรียกได้ว่าการ ‘บรีฟ’ ถือเป็นหัวใจสำคัญของงาน ซึ่งในการทำงานที่ต้องพบเจอคนหลากหลาย การบรีฟก็อาจมาในหลายลักษณะ ไม่ว่าจะรับบรีฟจากเพื่อนร่วมงาน รับบรีฟจากหัวหน้า หรือรับบรีฟจากลูกค้า ซึ่งต่างคนต่างก็มีรูปแบบการสื่อสารที่ต่างกัน จึงทำให้ลักษณะการบรีฟงานต่างกันไปด้วย

หากเจอคนที่รู้ความต้องการ สื่อสารชัด ตรงประเด็น บรีฟงานได้ดี ย่อมถือว่าช่วยให้งานง่ายขึ้น แต่ในทางกลับกัน คนที่สื่อสารความต้องการไม่ค่อยเก่ง อาจพูดน้ำไหลไฟดับ แต่จับใจความไม่ได้ หรือบางคนก็บรีฟกว้างราวมหาสมุทรแปซิฟิก แล้วให้คนทำงานค่อยๆ แหวกว่ายตะกายหาฝั่งเอาเอง ซึ่งโชคดีก็อาจไปถูกฝั่ง แต่ถ้าพลาดพลั้งไปผิดฝั่ง ก็อาจเสียเวลาฟรีๆ 

ว่ากันว่าปัญหาบรีฟไม่ชัด บรีฟไม่ตรง บรีฟไม่เคลียร์ เป็นสิ่งที่คนทำงานแทบทุกวงการต้องเผชิญ หลายคนเคยเป็นทั้งคนบรีฟ และคนรับบรีฟ ซึ่งแน่นอนว่าคนส่วนใหญ่อาจไม่เคยรู้ตัวว่า การบรีฟ หรือรับบรีฟของเรา มีประสิทธิภาพแค่ไหน กว่าจะรู้อีกที ก็เมื่อคนบรีฟเห็นผลงาน และคนรับบรีฟได้รับฟีดแบ็ก ที่บ่อยครั้งอาจทำให้ต่างฝ่ายต่างรู้สึก ‘เอ๊ะ’ อยู่ในใจ 

เมื่อการบรีฟเป็นการสื่อสารระหว่างบุคคล จึงมีความเป็นไปได้มากว่า อาจมีความเข้าใจที่คลาดเคลื่อน เพราะคำพูด 1 คำ คนฟัง 10 คน ก็อาจถูกวาดภาพภายในหัวต่างกันไป 10 ภาพ เมื่อยิ่งบรีฟ จึงยิ่งเบลอ 

แล้วเราจะเจอกันตรงกลางได้อย่างไร?

มุมมองสองฝ่าย เป้าหมายเดียวกัน

สำหรับการบรีฟไม่ชัด บรีฟไม่เคลียร์ หากมองอย่างเป็นกลาง ปัญหานี้อาจเกิดขึ้นได้ทั้งจากผู้บรีฟ และผู้รับบรีฟ เพราะเมื่อเป็นเรื่องของการสื่อสารที่ผิดพลาด ย่อมเป็นไปได้ที่จะมีฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง หรือทั้งสองฝ่ายที่ตกหล่น

ดังนั้น เมื่อไรก็ตามที่จะเข้าสู่กระบวนการบรีฟ ไม่ว่าจะในฐานะผู้บรีฟ หรือผู้รับบรีฟ ให้นึกอยู่เสมอว่า ในกระบวนการนี้ มีมุมมองของสองฝ่ายที่ต่างกันอยู่ นั่นคือมุมมองของ ‘ผู้บรีฟ’ ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการอยู่ระดับหนึ่ง แต่อาจไม่มี Know-how ที่จะทำสิ่งที่ต้องการให้เกิดขึ้น และไม่ได้เป็นผู้ลงมือทำเอง กับมุมมองของ ‘ผู้รับบรีฟ’ ที่มี Know-how และเป็นผู้ลงมือทำงาน แต่มักมีข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ ‘น้อยกว่า’ หรือ ‘ไม่มีเลย’ เมื่อเทียบกับผู้บรีฟ 

การปฏิสัมพันธ์ระหว่างสองฝ่าย จึงควรเป็นไปเพิ่มเติมเต็มส่วนที่พร่องของกันและกัน กล่าวคือ ผู้บรีฟก็ควรสื่อสารเพื่อให้ข้อมูลแก่คนทำงานให้ได้มากที่สุด ให้ข้อมูลพื้นฐาน บอกว่าต้องการอะไร อย่างไร ขณะที่ผู้รับบรีฟ นอกจากจะตั้งใจฟังแล้ว ก็อาจต้องอธิบายสิ่งที่ทำได้-ทำไม่ได้ ตามความคาดหวังของผู้บรีฟด้วย เพราะบางทีผู้บรีฟก็อาจไม่เข้าใจสโคปการทำงานทั้งหมด 

เช่น ผู้บรีฟอาจบรีฟช่างภาพ ขอภาพท้องฟ้าสดใส ทั้งที่ฝนกำลังจะตก ช่างภาพที่รับบรีฟก็ต้องอธิบายว่า นั่นเป็นขั้นตอนการแต่งภาพ ซึ่งจะทำได้ในภายหลัง เป็นต้น

การเข้าใจมุมมองที่แตกต่างของสองฝ่าย คือจุดเริ่มต้นของบรีฟที่ดี แต่ถึงอย่างนั้น ก็อาจไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะในความเป็นจริง มีอีกหลายปัจจัยที่เป็นอุปสรรคต่อการบรีฟที่มีคุณภาพ

บรีฟที่มีปัญหา กระทบงานอย่างไร

ลักษณะของบรีฟที่ทำให้เกิดปัญหาในการทำงาน ที่เห็นได้ชัดคือ บรีฟที่ไม่ชัดเจน ไม่สามารถบอกได้ว่าต้องการอะไร หรือในทางกลับกัน แม้จะบอกได้ว่าต้องการอะไร แต่ข้อมูลสนับสนุนที่ให้มา กลับไม่สอดคล้องกับสิ่งที่ต้องการ 

นอกจากนี้ บรีฟที่ผิดพลาด เช่น ให้ข้อมูลผิด หรือเปลี่ยนแปลงหลายครั้ง หลังจากบรีฟไปแล้ว ก็อาจกลายเป็นอุปสรรคต่อคนทำงาน ทำให้เสียเวลา และเสียทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์ 

ในหลายๆ กรณี บรีฟที่ไม่ชัดเจน ทำให้คนทำงานต้องใช้เวลารวบรวมข้อมูลนานขึ้น และการเริ่มงานในช่วงต้นเป็นไปได้อย่างยากลำบาก บ่อยครั้งเมื่อการเริ่มต้นไม่ราบรื่น ก็มักส่งผลกระทบต่อกระบวนการทำงานในขั้นถัดๆ มา อาจทำให้คนทำงานหลงประเด็น เกิดความสับสน จนไม่สามารถจบงานได้ 

การทำงานจากบรีฟที่ไม่ชัดเจน แม้จะทำงานให้สำเร็จได้ แต่ก็มักถูกตีกลับ ต้องแก้งานซ้ำซ้อน ส่งผลให้คนทำงานรู้สึกล้า หมดแรงบันดาลใจ หมดไฟที่จะสร้างสรรค์ผลงาน ในทางกลับกัน หากบรีฟชัดเจนตั้งแต่ต้น จนคนทำงานสามารถทุ่มเทได้อย่างเต็มที่ ผลงานก็มักจะออกมาได้ดีกว่า เมื่อเทียบกับงานที่ต้องแก้หลายๆ ครั้ง

ในภาพใหญ่ การต้องรับมือกับบรีฟไม่ชัด บรีฟไม่เคลียร์บ่อยๆ อาจส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ของคนในทีม ที่ต่างคนอาจเข้าใจต่างกัน จนนำไปสู่ความขัดแย้ง หรือเมื่อต่างคนต่างอ่อนล้าจากการปรับแก้ ก็อาจทำให้เกิดการกระทบกระทั่ง 

แทนที่ทีมงานจะได้ภาคภูมิใจในผลงานตัวเอง บรีฟที่ไม่ชัดเจน อาจทำให้คนทำงานหลายคนรู้สึกว่าตนเองไม่เก่ง เสียความมั่นใจ เพราะงานถูกแก้บ่อยๆ 

เมื่อรู้อย่างนี้แล้ว ลองมาดูกันว่ามีบรีฟแบบไหนบ้างที่จัดว่ามีปัญหา แล้วเราจะรับมือกับบรีฟแย่ๆ แต่ละประเภทอย่างไรดี

5 บรีฟแย่ๆ และวิธีแก้มือ

ดังที่ได้กล่าวในตอนต้นว่า การบรีฟเป็นเรื่องของการสื่อสาร เพราะฉะนั้น แต่ละคนที่มีสไตล์การสื่อสารแตกต่างกัน ก็ย่อมมีรูปแบบการบรีฟที่ต่างกันไป ซึ่งลักษณะของการบรีฟงานที่ทำให้เกิดปัญหา อาจแบ่งได้เป็น 5 ลักษณะด้วยกัน

1) บรีฟไร้เดียงสา 

มักเป็นบรีฟจากพนักงานในระดับจูเนียร์ ที่ไม่ค่อยมีประสบการณ์ทำงานมากนัก หรือหากเป็นลูกค้า ก็อาจเป็นธุรกิจเล็กๆ ที่มีงบจำกัด ไม่ค่อยเรียกร้องอะไรมาก แต่ก็ไม่ค่อยให้ข้อมูลมากพอเช่นกัน ลูกค้าอาจต้องการให้ออกแบบชิ้นงาน แต่ไม่มีภาพสินค้ามาให้ หรือมี แต่คุณภาพไม่ดีนัก ผู้บรีฟมักไม่ค่อยมั่นใจว่าตนเองต้องการอะไร และไม่ค่อยลงรายละเอียดสิ่งที่ต้องการ หรืออาจไม่ได้บอกความต้องการก่อนเริ่มงาน แต่มาบอกระหว่างทำงานไปแล้ว 

การรับมือ : หากเจอกับบรีฟไร้เดียงสา ที่ผู้บรีฟดูเหมือนไม่ค่อยมีประสบการณ์ ไม่ค่อยมั่นใจว่าตัวเองต้องการอะไร ผู้รับบรีฟควรเขียนคำถามที่ตนเองจำเป็นต้องรู้เพื่อเริ่มทำงาน ส่งให้ผู้บรีฟค่อยๆ คิดและเขียนตอบเป็นลายลักษณ์อักษร วิธีนี้ไม่เพียงช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น แต่ยังช่วยให้ผู้บรีฟได้ทบทวนตนเอง ว่าจริงๆ แล้วต้องการอะไรกันแน่ ซึ่งจะช่วยให้ประหยัดเวลา และไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน

2) บรีฟมีอีโก้

เป็นลักษณะการบรีฟงานที่ตรงข้ามกับแบบแรกโดยสิ้นเชิง การบรีฟด้วยอีโก้ มักมาจากหัวหน้า หรือผู้ที่มีตำแหน่งงานสูงกว่า มีประสบการณ์มากกว่า หรือหากเป็นลูกค้า ก็มักเป็นแบรนด์ใหญ่ เงินหนา เชื่อว่าตัวเองรอบรู้ทุกอย่าง และถูกต้องเสมอ โดยลักษณะการบรีฟก็เช่น “งานแบบนี้ตอนผมเรียนที่ยูซีแอลเอผมทำมาหมดแล้ว เอาภาพซ้อนกันแค่นี้ ทำได้ คุณอย่ามาเถียง ผมรู้” หรือเป็นบรีฟที่ฟังดูเหมือนกำลัง ‘สอน’ มากกว่าให้ข้อมูล เช่น “เราแค่ใส่ prompt เข้าไปจะ narrative เรื่องแบบไหน ก็ทำได้หมด ยุคนี้ต้องใช้ AI ช่วยทำงานจะได้เร็ว คุณลองใส่ prompt แบบนี้ แบบนี้สิ…” 

การรับมือ : ในการคุยกับคนมีอีโก้ สิ่งที่เราควรทำ (แม้จะไม่อยากทำ) ก็คือ นิ่งฟังและพยักหน้า อาจถามเพิ่มเติมได้ในสิ่งที่จำเป็น แต่ไม่ควรแสดงความคิดขัดแย้ง เพราะจะยิ่งทำให้เรื่องยืดยาวออกนอกประเด็นไปอีก หากรู้สึกว่ายังได้ข้อมูลไม่ครบ อาจป้อนคำถามที่ตรงประเด็น เช่น เป้าหมายของงานนี้คืออะไร, กลุ่มเป้าหมายเป็นใคร, โทนสีที่ต้องการ, กำหนดส่ง, ฯลฯ การถามคำถามที่ตรงประเด็น จะช่วยกระตุ้นให้ผู้บรีฟตอบคำตอบที่เจาะจง ทำให้เราได้ข้อมูลที่จำเป็นต่องานในที่สุด

3) บรีฟละเอียด…แบบใด

สำหรับการบรีฟลักษณะนี้ ผู้บรีฟมักยินดีที่จะให้ข้อมูล แต่ปัญหาคือข้อมูลที่ให้มามากมายนั้น กลับไม่มีประโยชน์ต่องานสักเท่าไร จนคนรับบรีฟอาจต้องถามใจว่า “นี่บรีฟละเอียดแบบใด ทำไมเหมือนไม่ได้อะไรเลย” ซึ่งสิ่งที่เกิดขึ้นก็คือ ผู้บรีฟอาจขาดทักษะการจับประเด็น จับใจความสำคัญ ไม่รู้ว่าข้อมูลไหนควรบอก และข้อมูลไหนไม่จำเป็น แทนที่จะบอกเรื่องสำคัญจึงให้แต่รายละเอียดปลีกย่อย เช่น บรีฟกราฟิกให้ออกแบบบัตรเชิญเปิดตัวสินค้า แต่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่จัดงานมากมาย ว่าจัดที่ไหน จอดรถกี่คัน เดินทางอย่างไร แต่ไม่ให้ข้อมูลที่เกี่ยวกับสินค้าเลย เป็นต้น 

วิธีรับมือ : หากได้รับข้อมูลมากมาย แต่นำมาใช้ทำงานไม่ได้ ควรมีแบบฟอร์มบรีฟงานให้ระบุสิ่งที่ต้องการ ทั้งกลุ่มเป้าหมาย รูปแบบ และรายละเอียดต่างๆ วิธีนี้จะช่วยจัดลำดับความคิดให้ผู้บรีฟค่อยๆ ทบทวนและกลั่นกรองเฉพาะสิ่งที่จำเป็นสำหรับงาน

4) บรีฟพรวิเศษ 

อันนั้นก็ดูดี อันนี้ก็อยากได้ คือสไตล์การบรีฟแบบพรวิเศษ ที่คิดว่าคนทำงานเป็นมนุษย์มหัศจรรย์บันดาลได้ทุกอย่าง อยากได้คลิปการ์ตูน แต่อยากให้มีคนพูดอยู่ในเฟรมเดียวกันด้วย โปรดักชันดิสนีย์พิกซาร์ แต่ budget มาแค่ถ่ายเซลฟี่ หรืออยากให้ออร์แกไนซ์จัดงานเลี้ยงกลางสระน้ำ แต่สถานที่จัดงานเป็นทุ่งนา แม้ว่าไอเดียบรรเจิดจะท้าทาย และจุดไฟการทำงาน แต่ก็ควรตั้งอยู่บนพื้นฐานความเป็นไปได้ และงบประมาณที่ทำได้จริงด้วย 

วิธีรับมือ : ผู้รับบรีฟควรชี้แจงด้วยเหตุผล หากไม่สามารถชี้แจงได้ในทันที อาจเตรียมข้อมูลว่าอะไรทำได้ อะไรทำไม่ได้ โดยในสิ่งที่คิดว่าทำไม่ได้ ควรเตรียมทางเลือกอื่นๆ เพื่อนำเสนอทดแทนอย่างน้อย 2 ทางเลือก การโน้มน้าวให้ผู้บรีฟละทิ้งความต้องการของตนเอง แล้วซื้อไอเดียเราอาจไม่ใช่เรื่องง่าย แต่เราก็ควรตรงไปตรงมาเกี่ยวกับสโคปงานที่ทำได้จริง เพราะการยืนอยู่บนความเป็นจริง ย่อมดีกว่ารับปากไปก่อนแล้วทำไม่ได้ ซึ่งจะทำให้เสียหายกับทุกฝ่ายในภายหลัง

5) บรีฟวันทอง

คล้ายๆ กับบรีฟพรวิเศษ แตกต่างกันตรงที่บรีฟวันทอง คือการที่ถึงจะตัดสินใจแล้วว่าต้องการอะไร แต่ทำงานไปได้ไม่เท่าไร เกิดเปลี่ยนใจอยากได้อีกแบบหนึ่ง ซึ่งคำพูดที่พบบ่อย ก็เช่น “พอดีพี่เพิ่งเห็นอันนี้สีสวยมาก ลองเปลี่ยนพื้นหลังไล่โทนสีแบบนี้ดูนะ” ผ่านไปอีกวัน “พี่ว่าไล่โทนสีทำให้ตาลาย ถ้าพื้นสีเข้มตัวหนังสือสีทองล่ะ น่าจะดูดีเลย” – แน่นอนว่าใครๆ ก็ต้องการให้ผลงานออกมาดีที่สุด แต่ก็จะดีกว่าเช่นกัน หากก่อนบรีฟ ตัดสินใจเลือกสิ่งที่ต้องการแน่แล้ว หรืออย่างน้อย อาจบอกล่วงหน้าว่าให้ทำตัวอย่างกี่แบบ เพื่อให้คนทำงานสามารถวางแผนงานได้ ไม่ใช่เปลี่ยนใจกลางคันเป็น ‘วันทองสองใจ’ ตลอดเวลา

วิธีรับมือ : อาจใช้แบบฟอร์มบรีฟงานให้กรอก เพื่อระบุสิ่งที่ต้องการให้ชัดเจน หากผู้รับบรีฟรู้สไตล์ว่าคนนี้มักเปลี่ยนใจบ่อยๆ กลางคัน การให้เขียนความต้องการเป็นลายลักษณ์อักษร และระบุชัดเจนว่าแก้ได้ไม่เกินกี่ครั้ง ก็จะช่วยประหยัดเวลาทำงานได้

อย่างไรก็ตาม ในฐานะผู้รับบรีฟ การถามคำถามที่ถูกต้อง อย่างคำถามที่จะช่วยจัดระเบียบความคิดให้ผู้บรีฟได้ค่อยๆ คิด และบอกสิ่งที่ต้องการ ผนวกกับการสร้างนิสัยเป็นผู้ฟังที่ดี ไม่พูดขัด ไม่มีอคติในการฟัง ก็จะช่วยทำให้การบรีฟงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้

อยากบรีฟดี 5 วิธีต้องรู้ 

สำหรับคนที่ต้องบรีฟงานบ่อยๆ คำแนะนำต่อไปนี้ อาจทำให้คุณจัดลำดับความสำคัญได้ว่า มีข้อมูลใดบ้างที่ต้องเตรียมพร้อม เพื่อให้การบรีฟงานมีคุณภาพที่สุด

1) กระชับ ตรงประเด็น : ก่อนเริ่มการบรีฟแต่ละครั้ง ผู้บรีฟเองควรลองตอบตัวเองให้ได้ว่า การบรีฟนี้เพื่ออะไร ต้องการอะไร และต้องทำอย่างไร หากตอบได้แล้ว ก็แสดงว่าเราชัดเจนในสิ่งที่ต้องการ ซึ่งจะทำให้การบรีฟกระชับ และตรงประเด็นยิ่งขึ้น

2) ยกตัวอย่างเป็นภาพ : บ่อยครั้งที่คำพูดไม่สามารถอธิบายความต้องการได้ตรงทั้งหมด ขนาดพูดว่าสีเขียว แต่ละคนก็ยังอาจนึกถึงเขียวคนละเฉด เพราะฉะนั้น ควรมีภาพตัวอย่างทุกครั้ง เพราะการมีภาพตัวอย่างอ้างอิงสิ่งที่ต้องการ จะช่วยให้ผู้บรีฟ และผู้รับบรีฟ มองเห็นภาพเดียวกัน และทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น 

3) ยึดโทนของแบรนด์ : ควรให้ความสำคัญกับ Mood & Tone ของแบรนด์ ไม่ว่าจะเป็นสีประจำแบรนด์ โลโก้ รูปแบบตัวอักษร การยึดสิ่งเหล่านี้เป็นเกณฑ์หลัก จะช่วยให้ทีมมีแนวทางพัฒนาต่อยอด และทำงานง่ายขึ้น

4) ระบุกลุ่มเป้าหมาย : ในการบรีฟงานแต่ละครั้ง นอกจากอธิบายความต้องการ และให้ข้อมูลเบื้องหลังผลิตภัณฑ์แล้ว ควรบอกด้วยว่าทำเพื่อใคร กลุ่มเป้าหมายเป็นหญิงหรือชาย อายุเท่าไร หากสามารถระบุกลุ่มเป้าหมายในการบรีฟได้ ก็จะทำให้บรีฟชัดเจนยิ่งขึ้น

5) เคารพความแตกต่าง : การเคารพซึ่งกันและกันเป็นหัวใจของการทำงานร่วมกัน สำหรับผู้บรีฟ แม้จะชัดเจนในความต้องการ แต่การเปิดใจฟังคนทำงานด้วย ก็คงไม่เสียหาย ขณะที่คนรับบรีฟ แม้จะงานยุ่งขนาดไหน แต่การตั้งใจฟัง จดบันทึกรายละเอียด ถามคำถาม ให้คำแนะนำ ก็เป็นสิ่งที่จะช่วยเพิ่มความเข้าใจที่จะนำไปสู่ความสำเร็จของงานแต่ละชิ้นได้

สุดท้ายแล้ว มนุษย์ทำงานอาจยังต้องปวดหัวกับบรีฟหลากหลายรูปแบบ ตราบเท่าที่ยังมีลมหายใจ ดังนั้น เราจึงต้องเข้าใจว่า ปัญหาเหล่านี้แก้ได้ด้วยการพัฒนาทักษะการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ เริ่มต้นที่ตัวเรา ‘ฟัง’ อย่างตั้งใจและเปิดใจ ‘พูด’ โดยนึกถึงมุมมองอีกฝ่ายว่าเขารู้แค่ไหน จำเป็นต้องรู้อะไร ใส่ใจคู่สนทนา

เราอาจไม่เพียงสามารถถอดรหัสบรีฟที่แสนจะเบลอ แต่พร้อมกันนั้น ก็สามารถปลดล็อกศักยภาพที่จะประสบความสำเร็จ ด้วยการใช้การสื่อสารอย่างมืออาชีพอีกด้วย 

อ้างอิง : samjudge.medium.com, refrens.com, lollipopcreative.com.au